GTDとBlog小ネタ帳　その３　〜Onmi Focusのアクションをメールで追加〜

Omni Focusのメールによるアクションの追加はデフォルトでは無効になってます。まずはこいつを有効にする必要があります。
設定の前にまず前提としてメールクライアントとしてOSXのデフォルトのMail.appを使ってる必要があります。いまんとこ。ま、ThunderBirｄと比べてもかなりイイらしいので、シェア的には問題ない？と思います。.Macに入っているようなコアな人だったら間違いなくMail.app使ってるでしょ？

で、設定はOmniFocus/Preferencesの中のMailボタンです。

上部の Add Mail Rule to create OmniFocus actions にチェックを入れればとりあえず有効になります。

Action追加を行わせるメールかどうかを判断させるために、条件の設定をします。
条件はFrom:がhogehoge+omnifocus@hoge.comのように、@の前に+omnifocusが入っているかどうか。あるいは、Subjectの接頭辞が--であるかどうか。接頭辞は好きなように変えられますが、とりあえず--でいいじゃないと。

From:アドレスに「+」が使えるというのはなかなかレアらしく、gmailでもダメっぽい感じでした。とりあえず面倒を避けたいので接頭辞を入れる方向で攻めます。--入れるだけだし。

その下にある Archive proccessed messages in: とかいうのは、OmniFocus用に出されたメールの後処理。すてちまうかどっかにアーカイブしていくか。残っててもしかたがないので捨ててもいいのだけど、僕はアーカイブするようにしてあります。OmniFocusに反映されない要素がメールに転がってることがある(添付ファイルとか)ためです。

あとは、右側の Allowed From addresses: にアクション追加メールを出してくるアドレスを追加していきます。gmailとか普段使ってるメールアドレスとか、忘れちゃいけないのが携帯電話。
Blogの小ネタ帳としても使いたいので、いつでもActionを追加できるように、携帯電話のアドレスも追加しておきます。さて、設定が終われば早速Actionを追加するための独特の文法を覚えていきましょう。といっても簡単だし、適当にやってもOmniはそれを破棄することはないです。

ということで早速。

OmniFocusにActionを追加させる構文１ “--でアクションの指定”

Subject:--アクション名

こんだけ。
これを自分のアドレスに出しておきます。家に帰ったりしてMacを立ち上げて新規メールを受信したら、OmniFocusのInboxにこのアクションが追加されるのがわかります。
しかしこれではどのプロジェクトか、いつまでにやればいいのかなどをセットできないし、そもそも、それがどういったアクションなのか追記したいときもあります。
追記は本文に書くだけでOKです。NOTEとして表示されます。

OmniFocusにActionを追加させる構文２ “Noteは本文に”

Subject:--ワッフル焼きを借りる
Body:ウィリアムズソノマ…って何？

こんな感じ。試しに出してみるとこうなります。

Noteは右端のクリップのアイコンをクリックすることで表示されます。画像はNoteを表示している状態。
どうやらこのときの僕はワッフルメーカーを知人から借りる約束をしたようですが、ウィリアムズソノマで買ったものだと言われて「ウィリアムズソノマってなんだろう」と思ったようです。
この場合「ウィリアムズソノマについて調べる」というActionを追加するのもアリですね。
ちなみにこの話は事実です。休みはワッフル焼きまくり三助。

さて、さっきも述べましたがこのままではどのプロジェクトに属したActionなのかわかりません。
プロジェクトを指定するときは > を使います。

OmniFocusにActionを追加させる構文３ “>か::でプロジェクトの指定”

Subject:--KORG M3の記事を書く>Blog小ネタ帳
Body:KKSがあまりにもすごくて斬新で気絶しそうなので何とかしたい件

こんな感じです。>のほかに::を使ってもOKです。
ついでにコンテキストもセットしてしまいたい場合は

OmniFocusにActionを追加させる構文４ “@でコンテクスの指定”

Subject:--Google AdSenseのレポートを調べる>Blog小ネタ帳@online
Body:どうせ今週も1ドル未満だと思うけど。

こんな感じです。
では構文４を使ってActionの追加をしてみます。

今回はプロジェクトが設定されているのでInboxではなく、プロジェクトの中に入ります。言い換えるとプロジェクトの設定をしなければInboxに未処理として残るので、後々作業をする際にリマインド的な意味合いを持たせることもできてしまうわけですが、いちいちプロジェクトの設定を後でやるのは面倒だし、そもそもあとでそのアクションがどのプロジェクトにひもついてるかわからなくなってたら困るやん！って人は、はじめからプロジェクトを設定しておけばいいでしょう。

さて、ここへ来ていくつかの問題点が浮かび上がりました。自分で気がついただけなんですけど。
まず１つめ。存在しないプロジェクトやコンテキストを設定した場合どうなる？
答えはInboxに入ります。その場合アクション名が

指定したアクション名>存在しないプロジェクト@存在しないコンテキスト

として表示されます。
では次。プロジェクトやコンテキストのいずれかが存在しない場合は？
答えはプロジェクトが存在した場合はInboxに入らないです。それ以外の場合はInboxに残ります。
表示はプロジェクトが存在した場合はそのプロジェクトの下で

指定したアクション名@存在しないコンテキスト

として表示されます。
プロジェクトがない場合は、先ほどと同じく

指定したアクション名>存在しないプロジェクト

としてInboxに残りますが、コンテキストは存在しているので、コンテキストモードではアクションは振り分けられます。
では次。1回のメールで複数のアクションを追加できないの？
答えはOK。

OmniFocusにActionを追加させる構文５ “本文内で追加のアクションを書ける”

Subject:--DLPプロジェクタの記事を書く>ライティング@home
Body:ワイヤレススピーカーや外部入力について事細かく。
--DLPプロジェクタの記事のテスト>ライティング@居間
--DLPプロジェクタの記事の撮影>ライティング@居間
端子部分を主に撮影。映像はいらないかな。
--DLPプロジェクタの記事のレビュー>ライティング@担当
訴求ポイントがズレてないかを中心にチェック
--マネケンのワッフルがなぜ丸いのか>Blogの小ネタ帳@キッチン

メール本文にNoteを書くことができますが、それに改行して後、--を入れてアクション、改行してNote、改行して--アクション、改行して…を繰り返すとまとめてアクションを追加できます。
わざわざ入れるNoteがないときは、次のアクションを書き始めてOK。

特に相手がいるアクションの場合、自分が何らかの作業を終えた場合、ボールは相手に渡るので、そのボールを相手に渡す作業もまたアクションとして入れておかなければなりませんから、1つのメールで複数アクションを追加できるのはありがたいです。

コレを実際に送信してみた結果がこちら。

こんな感じ。
存在していないプロジェクトはコンテキストが設定されている場合は、それらは未設定として扱われ、そのかわりに未設定の要素がアクションに追記されているのがわかります。
先ほどの一覧にはBlogの小ネタ帳に設定されるアクションもあったのですが、Inboxに入らず、Blogの小ネタプロジェクトの下にリストされています。

キッチンというコンテキストは存在しないので、No Contextとされ、その代わりにアクションにコンテキストが追記されているのがわかります。

No Contextとされたものに書いていたコンテキストを後で追加した場合、それらのアクションのコンテキストの設定を正しいものに変更しても、アクション名の@以下の文字列は消えないので必要に応じて修正が必要です。

添付ファイルがOmniFocusで使えないというのは、1つのメールで複数のアクションを設定できるため、その添付ファイルがどのアクションにひもついているのかがわからないためだと思います。

ただ、Blogのネタに使う場合は添付ファイルとして写真を添付することが多いので、OmniFocusが処理後にメールを破棄してしまうと、添付ファイルもなくなってしまうため、添付ファイルを使いたい場合は、アーカイブするように設定した方がいいです。
添付があったかどうかはMail.appを開かないとわからないので、Noteに添付がある旨を記載して、該当するメールを開いて添付ファイルをOmniFocusにドラッグして貼り付けがワークフローとなりますね。

さて、すごい長文になってきましたが構文はあと二つです。最後までやります。

アクションを追加する際、そのアクションをいつまでに完了しなければならないかという指定ができます。これは頭に#をつけます。
今日中、明日中、1週間後、10日後、1ヶ月後…
たとえば10日後までに確定申告書を作らなければならないとします。それをアクションにまとめると、

OmniFocusにActionを追加させる構文６ “#で期限を設ける”

Subject:--確定申告書の提出>確定申告@online#3-14-2008
Body:今年も遅れずに出しましょう。
--領収書をまとめる>確定申告@自室#2d
--請求書をまとめる>確定申告@自室#3d
--支払調書をまとめる>確定申告@自室#4d
--会計ソフトへ入力する>確定申告@自室#1w

こんな感じ？
確定申告は3/17までだけどバッファを持たせて。3/14までとしました。
期限は○日といった指定以外に、日時をまるまる指定することもできます。表記がなじみのない月-日-西暦式です。yyyy-mm-dd式でもいけました。こっちの方がなじみ深いですね。
2d,3dなどのｄはDAYの略で日を示します。wは週。mが月。todayだと今日、tomorrowだと明日。
携帯だとちょっと打ちづらいです。noteにこの辺の値を入れておいて、後でレビューしたときに転記した方がいいかも。
とりあえず、これを送信した結果はこちら。プロジェクトに確定申告を追加して、コンテキストにHome:自室（自室として指定する）を追加した後に送信しました。

インスペクタに期限が表示されてますね。
期限が迫っているアクションがあるときはその数がProjectに表示されます。ちなみに差し迫ってくる（期限当日）と赤色になります。おーこわ。

さて、ラストです。
アクションを設定する際「この作業は1時間ぐらいかなー」と作業時間の見積もりをしたとします。これをアクションに設定できます。$をつけます。

OmniFocusにActionを追加させる構文７ “$で作業時間を登録する”

Subject:--GTDとBlog小ネタ帳　その３を書く>Blogの小ネタ帳@mac$5h
Body:かなり大がかりになる予感

5時間と見積もりましたが、すでに画面に張り付いて6時間が過ぎようとしています。英文マニュアルを読みつつテストしてテストしてテストしてだから仕方ないですね。書くだけなら一瞬なんですけど。
お金もらう文章より情熱を注いでます。数値的に。

で、送った結果がこれ

Estimated Timeとして5 hoursが表示されてます。
特になくてもいいと思うんですが、作業の重さを比べるときに使えるかもしれません。

さて、ここまで書いてまた疑問が湧いてきました。
携帯でポチポチとプロジェクト名を入れるのって面倒じゃないですか。
もしプロジェクト名が「インターネット環境の開発途上地域における高等教育協力手法の提案及び実証」とかだったら死ねませんか。軽く。いちいちそこまで覚えてませんよ。
しかし、OmniFocusさんは賢くて、たとえばプロジェクト名にBlogとだけ入れていたとすると、まずBlogというプロジェクトを探してみて、なければプロジェクト名にBlogが含まれているプロジェクトを探しに行ってくれます。
つまり「Blogの小ネタ帳」なんてわざわざ入れなくても、「blog」とだけ入れればOKってことになります。もし仮に、Blogという文字列を含むプロジェクトがたくさんあった場合、Libraryの上位にリスとされているところに優先して追加されます。
意図したところに必ずしも入ってくれないので、省略表記は後々混乱の元になるかもしれませんので、面倒を避けたい場合はプロジェクトを空欄にしてInboxしてしまった方がいいと思います。

以上でメールによるアクション追加の解説は終了です。
こいつを使いこなせればあなたのGTDライフっていうか普段の仕事の整理がさらに進化するはずです。
次回はそれ以外のアクション設定とか管理とかをやっていくつもりなんですが、ここまで親切にスクリーンショットをとれるのは最後かもしれないです。

何でかというと、いろいろと公にできないタスクがゴロゴロしてるので。ライブラリファイルを分けるなどして、できるだけ細かい解説を心がけたいと思います。
よろしくね。